Kỹ năng cần có của một thư ký trong công ty

No comments

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng. Tất cả các việc đặt phòng

Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ thập niên 80. Hầu hết các thủ tục giấy tờ đã được số hóa. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn khoảng 20%.
Phần lớn các thư ký đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của mình như trả lời điện thoại để tìm hiểu và nắm giữ thông tin, tổ chức các cuộc họp và thực hiện một loạt các công việc hành chính khác. Nhưng ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các nhiệm vụ này đều thực hiện trên máy tính, và thư ký luôn phải nâng cao trình độ và các kỹ năng của mình.
Dưới đây là 5 kỹ năng hàng đầu mà mỗi người thư ký cần có:

1. Gửi và nhận email

Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ email, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động và một số những cách thư điện tử được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.

2. Mạng xã hội

Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa – nhiều công ty đang sử dụng nó như một công cụ kinh doanh trực tuyến hữu hiệu. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến nhất như: Facebook, Twitter và Linkedln để công việc của mình hiệu quả và nhanh chóng hơn.

3. Chia sẻ thông tin qua Skype

Hiện nay, điện thoại không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để thông tin liên lạc hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm cả gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Công việc của một người thư ký hiện nay là thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.

4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng. Tất cả các việc đặt phòng, đặ vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn. Một thư ký phải làm tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (thuê xe). Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày.

5. Quản lý thông tin kỹ thuật số

Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư ký văn phòng phải có kỹ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lý, truy cập và quản lý thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Doc. và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể dễ dàng truy cập.